Первое, что надо усвоить для успешной работы с архивами – это то, что они существуют вовсе не для того, чтобы удовлетворять наши потребности.
Архивы – государственные учреждения, они владеют, пользуются и распоряжаются частью документов Архивного фонда Российской Федерации, постоянно хранят их, обеспечивают целостность исторически сложившихся документальных комплексов, условия для их использования, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворяют информационные потребности и конституционные права граждан. Они руководствуются большим количеством законов, положений и других нормативно-правовых актов. Главный из них - Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, предыдущие были приняты в 1983 году, сейчас появились новые. Но и раньше и сейчас первейшей обязанностью архивистов является обеспечение сохранности документов, переданных им для хранения, ответ на запросы стоит далеко не на первом месте.
У каждого архива есть устав, положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, нормы времени и нормы выработки на основные виды работ и операций. Архивы составляют годовые, а то и перспективные планы, где определяются приоритетные направления, виды работ, проводится расчет бюджета рабочего времени, предусматривается резерв времени на выполнение внеплановых заданий. План согласовывается вышестоящим органом управления архивным делом и утверждается директором архива. Архив в принципе не может перестроиться быстро – допустим, появилось много генеалогических заказов, логично было бы нанять новых сотрудников, но сделать этого нельзя, просто права такого нет.
О чем и как можно попросить архив
Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.
Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.
Генеалогический запрос - запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода.
Запрос социально-правового характера - запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.
Архив обязан отвечать не на все запросы, а только на такие, при написании которых выполнены определенные правила. Запрос должен содержать:
На запросы, в которых эти условия не соблюдены, архивы, скорее всего, просто не ответят. На остальные запросы ответить они обязаны, но иногда случаются и странные случаи - один архив, например, не мог отвечать на запросы, потому что вследствие тяжелого материального положения не имел конвертов (это совершенно реальный случай). Часто имеет смысл позвонить в архив и узнать, получен ли ваш запрос, а потом звонить еще неоднократно, чтобы узнавать, как дела. Архивисты меня за такой совет не похвалят, но это действительно помогает.
Запрос пишется на имя директора архива. Строгой формы запроса нет, главное, чтобы все было написано понятно.
Не надо спешить и просить составить вам родословную, двигайтесь постепенно.
Письмо пишете такое:
Директору архива такого-то
Адрес
От (ваше ФИО и адрес)
Заявление
Я, (ФИО), (если вы предполагаете, что вам могут быть предоставлены льготы, напишите это сразу, то есть ветеран войны, многодетная мать, персональный пенсионер и т.п.) прошу помочь мне в генеалогическом поиске (если вы считаете, что это может рассматриваться как тематический запрос или запрос социально правового характера, напишите об этом здесь, для этого нужно указать причину поиска, например, в связи с вопросом о наследстве).
Мой (степень родства) (ФИО), (такого-то) вероисповедания, родился в таком-то населенном пункте такого-то числа такого-то года, что указано в (таком-то документе, допустим, в свидетельстве о браке). Прошу, используя имеющиеся в вашем архиве метрические книги или другие фонды, сообщить мне сведения о его родителях и прислать копии имеющихся документов. Оплату гарантирую (этот пункт можете опустить, некоторые архивы выполняют часть запросов бесплатно).
С уважением
ФИО
Дата.
Если вы не знаете точно, когда ваш предок родился, можете быть менее конкретны, тогда надо написать: «по семейному преданию родился в таком-то населенном пункте примерно в таком-то году» и, соответственно, в заявлении попросите уточнить дату рождения. Если ваш предок жил не в деревне, а в городе, особенно в большом, где было много церковных приходов, желательно знать его адрес (тогда, скорее всего, он был прихожанином ближайшего к месту жительства прихода). Может быть, архив и согласится просмотреть сведения обо всех приходах, но стоить это будет очень дорого.
Когда вам пришлют информацию, пишите следующий запрос, про следующего предка.
От директора архива запросы направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю.
Если поступил непрофильный запрос (например, вы перепутали Великий и Нижний Новгород и отправили письмо не туда), архив направляет его в нужный архив или пишет в ответе, что вы ошиблись, объясняя, куда нужно обратиться. Реакция на непрофильный запрос по закону не должна быть более 5 дней с момента поступления запроса в архив.
Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.
При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или дает организациям и гражданам соответствующие рекомендации.
Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запросов пользователей согласовываются с ними – обратите внимание на этот пункт, вам должны заранее сказать о том, сколько вам придется заплатить.
При необходимости проведения поиска по значительному комплексу документов и организации их копирования архив письменно сообщает пользователю о промежуточных результатах работы
Что хранится в архивах
Все документы в архиве должны быть учтены, и они действительно учтены, только некоторые не подробно.
Основные единицы учета - архивный фонд, архивная коллекция и единица хранения.
Архивный фонд может состоять из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица; отдельного лица, семьи, рода; или быть объединенным, то есть образоваться в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи.
Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим). Исторически сложившиеся архивные коллекции, поступившие из других архивов, от общественных объединений и организаций, физических лиц, расформированию не подлежат.
Единица хранения документов на бумажной основе - дело - совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку. Единица хранения кинодокументов - физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации. Документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются, как правило, по документам или листам. Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения. Даже если в россыпи хранятся очень нужные вам документы, вам их не дают - пользователям дают только прошитые и пронумерованные единицы хранения.
Схема систематизации единиц хранения закрепляется описью (описями). Внутри каждого раздела примерной схемы единицы хранения группируются по хронологии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведения в зависимости от их объема и удобства пользования.
В семейных фондах на первое место выносятся документы основного фондообразователя, затем документы членов семьи в порядке степени родства. В родовых фондах документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.
Описи создаются в трех экземплярах, третьи экземпляры описей размещаются в читальном зале. Именно с них начинается работа в архиве - вы должны по описям точно определить, что хотите посмотреть, и заказать сей документ. Во многих архивах описи находятся в свободном доступе, а вот в Воронежском, например, архиве их тоже надо заказывать.
Помочь разобраться в том, что есть в архивах могут архивные справочники - по ним вы, по крайней мере, поймете какую опись заказать и что в ней искать.
Путеводитель - архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. Это может быть путеводитель по фондам; тематический путеводитель по фондам; краткий справочник по фондам, путеводитель по архиву, путеводитель по кинофотофонодокументам архива. Туда включаются не все фонды, дела и документы, производится отбор.
Каталог -межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.
Указатель - архивный справочник, представляет собой перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.
Обзор - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные их источниковедческим анализом. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор. Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и межархивным.
Таким образом на основе описи или архивных справочников разного рода вы можете написать в архив не только что вы хотите узнать, но и по каким именно документам вы хотите это узнать, это существенно повысит вероятность устраивающего вас ответа.
Какой можно получить ответ
При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации.
Если документы наличествовали, в результате проведенных работ архив направляет пользователям: информационные письма, тематические перечни и подборки копий документов, архивные справки и выписки. К тематическим перечням и подборкам копий документов прилагаются сопроводительные письма, подписанные руководством архива. Вид информационного документа, подготовляемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.
Архивная справка - официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.
Изложение текста в справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допускается цитирование документов. Наименование организации, где работал или учился гражданин, в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официальных сокращений.
Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах. В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках (“Так в документе”, “Так в тексте оригинала”).
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну справку. В случаях, если сведения не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах.
В примечаниях по тексту архивной справки, выписки или машинописной копии документа оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения документа места текста оригинала (“Так в тексте оригинала”, “В тексте неразборчиво”).
В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена справка.
В конце справки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов), вид научно-справочного аппарата. Возможно включение поисковых данных документа в текст справки после изложения каждого факта или события.
В справке, предназначенной для направления за рубеж, поисковые данные документов не указываются. В случае необходимости дополнительные сведения приводятся в сопроводительном письме архива.
Все листы справки должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива.
Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается руководством архива, исполнителем и заверяется печатью архива. Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается руководством архива и заверяется печатью с изображением государственного герба Российской Федерации.
К архивной справке могут прилагаться копии документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением специального штампа — “апостиля”. На справках, составленных архивом, апостиль проставляется руководством вышестоящего органа управления архивным делом.
Архив выдает архивные справки, архивные выписки и архивные копии под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенным лицам — при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
Получатель архивной справки расписывается на копии справки, архивной выписки или на обороте сопроводительного письма к копии документа, указывая дату их получения.
Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка или архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, выдается при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины.
Архивная копия — официальный документ архива, дословно воспроизводящий машинописным, фотографическим, электрографическим или иным способом, в том числе переданный по другим информационным каналам, текст документа, с указанием его поисковых данных.
При изготовлении ксеро- и фотокопий архивных документов бланк архива не используется.
На обороте каждого листа копии документов проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива и подписью исполнителя. Копии документов, предназначенные для направления за рубеж, заверяются печатью с изображением государственного герба Российской Федерации и подписью руководства архива.
Не производится копирование документов, находящихся в плохом физическом состоянии, а также в случаях, когда при копировании может быть нанесен ущерб их физической сохранности. Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов и дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архива в каждом конкретном случае. Копирование документов ограниченного доступа производится в порядке, предусмотренном соответствующими законодательными актами и нормативными документами.
При копировании документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов личных фондов учитываются ограничения, установленные фондообразователями или их правопреемниками (наследниками) при передаче документов в архив на постоянное или депозитарное хранение.
Копирование документов, составляющих объекты авторского права, осуществляется с учетом норм Закона Российской Федерации “Об авторском праве и смежных правах”.
Объемы копирования документов, неопубликованных описей, каталогов, других архивных справочников, а также баз и банков данных по заказам пользователей устанавливаются руководством архива в каждом конкретном случае.
На копиях, изготовленных по заказам пользователей, архивом указываются поисковые данные документов. Копии документов выдаются заказчикам или их доверенным лицам, и могут быть высланы по указанным адресам. Вывоз копий документов на различных носителях за пределы Российской Федерации осуществляется в порядке, установленном Министерством культуры Российской Федерации.
Архивная выписка - официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа.
В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текста документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, причем связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала документа, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения документа и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, могут оговариваться словами “Так в тексте оригинала”, “Так в документе”. При необходимости указываются внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие миниатюр, печатей, водяных знаков и др. После текста архивной выписки указываются поисковые данные.
Идентичность выданных по запросам архивных выписок и машинописных копий документов удостоверяется подписью исполнителя и печатью архива.
Информационное письмо - письмо, содержащее информацию об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме.
Тематический перечень документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учета по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных.
Тематическая подборка копий документов - систематизированный комплект копий документов или их частей (фрагментов) по определенной теме (вопросу). Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и при необходимости историческую справку по теме запроса.
Тематический обзор документов.
Подлинные личные документы могут изыматься из дел и выдаваться их владельцам, родственникам или доверенным лицам по их письменным заявлениям с разрешения руководства архива.
Выдача подлинных документов об актах гражданского состояния (рождения, смерти, регистрации брака и др.) проводится по согласованию с органами ЗАГСа.
